HORENSO : Budaya Positif Horenso

HORENSO ialah sistem komunikasi  cara Jepun yang berkesan untuk individu dan organisasi.

(Tujuan penulisan ini ialah untuk berkongsi pengalaman  dan pandangan dengan anda. Ia menjurus kepada bagaimana untuk mempermudahkan kerja kita dan memastikan Bos kita mendapat maklumat terkini untuk kebaikan bersama  – kita, syarikat kita dan juga Bos kita. Sememangnya ia terbukti berkesan disepanjang kerjaya saya).

 Horenso boleh di katakan sebagai sistem komunikasi 360 darjah. Ia melibatkan semua orang yang terbabit dalam mencapai sesuatu matlamat atau pekerjaan (samaada orang dalam atau luar syarikat).   Ia memastikan mereka yang terlibat sentiasa mendapat maklumat dan dimaklumkan tentang status kerja / projek  yang sedang diusahakan. Mereka berpeluang untuk menyumbang pendapat dan idea mereka pada bila-bila masa.

Jika di amalkan oleh individu, ia  akan banyak memberi kebaikan dan kerjaya yang baik. Jika diamalkan budaya komunikasi Horenso pada sesuatu organisasi , sudah tentu ia memudahkan semua pekerja nya dan seterusnya mempertingkatkan produktiviti organisasi itu.

Saya katakan, inilah cara terbaik macam mana hendak “bodek” Bos secara terpuji. Bos selalunya  sukakan orang yang mengamalkan Horenso di tempat kerja. Ia merupakan mata dan telinga kepada Bosnya yang sentiasa mendapatkan maklumat terkini berkenaan kerja yang penting. Bos juga boleh masuk campur bila-bila masa dia rasa perlu untuk memperbaiki keadaan.

Kita mesti ingat bahawa Bos kita juga ada BOS untuk  dilayani. Kalau dia tak dapat jawab apa yang BOS dia nak tahu, dia kena marah. Kalau dia kena marah, dia akan marah siapa pula? Kita fikirkan kita saja kena marah, orang lain pun kena marah juga (lagi teruk) tapi tak lah sampai dia memberitahu semua orang.

Untuk mengelak atau mengurangkan perkara begini berlaku, dan untuk Bos suka kita, pekerja baru dan lama mesti  mengamalkan  sistem  Horenso untuk kerja selesa dan untuk kemajuan diri sendiri.

Secara langsung ia juga dapat mempertingkatkan produktiviti kita semua.

Sistem Horenso adalah idaman semua Bos, jika kita tidak terlalu menganggu mereka.   

Apa itu Horenso:

HO-REN-SO adalah kata singkatan bahasa  Jepun untuk perkataan, Hokoku, Renraku dan Sodan yang bermaksud, Melapur, Berhubung dan Berunding  (Report, Contact, Consult) . Ia adalah sistem komunikasi yang diamalkan oleh syarikat-syarikat Jepun  yang maju dan berdaya saing, seperti Panasonic , Toyota dan sebagainya.

Erti Kata: HOKOKU-MELAPUR, RENRAKU-BERHUBUNG, SODAN-BERUNDING.

Hokoku – Melapur.  Melapur kepada ketua adalah tugasan yang penting. Kita adalah di wajibkan untuk melapurkan  status kerja kita, perubahan perancangan, dan hasil  kerja dalam waktu  yang ditentukan. Ini boleh dilakukan secara bersemuka  atau bertulis,  bergantung kepada keadaan dan cara yang disukai oleh ketua kita  (jenis media penyampaian lapuran yang sesuai, akan dibincangkan kemudian).

Renraku – Berhubung, merupakan perkongsian maklumat. Menerangkan kepada orang-orang berkenaan dan mendapatkan mereka untuk memahami maklumat yang kita telah perolehi. Kita memastikan semua maklumat yang penting untuk membuat sesuatu keputusan itu ada dan diketahui semua yang terlibat.  Asas kosepnya adalah kerja berpasukan.

Sodan – Berunding,  memberikan  efek sinergi –tambah nilai. Dimana kita menerangkan situasi dan pemikiran kita kepada Bos atau rakan kerja  kita apabila menghadapi situasi yang kita tidak pasti atau bermasalah dan mendapatkan nasihat untuk menyelesaikan masalah itu.

 Proses Horenso.

1.       ARAHAN:  Proses Horenso bermula apabila  ketua  memberi arahan.  Seperti  lazimnya, arahan ini tidak semestinya jelas atau lengkap, tetapi cukup untuk kita mula menjalankannya.

2.        Hokoku – Melapur. Kita meneliti akan arahan yang diberi dan membentuk plan tindakan asas untuk dilapurkan kepada ketua kita.  Usaha asas nya boleh di bentang dalam bentuk  plan asas, draf cadangan dan pilihan/cara-cara yang ada untuk menjayakan hasil yang dikehendaki,  garis panduan untuk  mencapai  matlamat, atau gambaran kasar.    

3.       Renraku – Berhubung.  Tindakan seterusnya, kita akan berhubung dengan ketua kita dan orang-orang yang terlibat dengan projek berikut, memberi  dan  mengumpul maklumat  dari mereka.  

4.        Sodan – Berunding.  Seterusnya kita berunding  untuk mencari  cara dan jalan terbaik untuk projek kita  dengan mereka yang berpengalaman.  Dimana kita menerangkan situasi dan pemikiran kita kepada Bos atau rakan kerja  apabila menghadapi masalah atau situasi yang kita tidak pasti. Kita mendapatkan nasihat mereka untuk menyelesaikan masalah itu. Kita  memberbaiki plan dan cadangan dengan  maklumat dan cadangan yang dapat dikumpulkan. 

5.       Sekali lagi kita melakukan Hokoku – Melapur  dengan kemajuan baru ini, kita membuat lapuran lagi kepada ketua kita.  

6.        Sekali lagi kita melakukan Renraku – Berhubung.  Kita akan berhubung dengan ketua kita dan orang-orang yang terlibat dengan projek, memberi  dan  mengumpul maklumat dari mereka.   

7.       Kita juga melakukan Sodan – Berunding.  Dengan maklumat dan arahan terbaru (jika ada) dari ketua kita dan rakan-rakan, kita berunding lagi  untuk mencari  cara dan jalan terbaik untuk projek kita. Kita menerangkan situasi dan idea kita kepada ketua  dan rakan kerja  berkenaan masalah yang kita hadapi dan mendapatkan nasihat  dari mereka untuk penyelesaian.

8.       PROSES  HOKAKU, RENKAKU DAN SODAN, DIULANG-ULANG  SEHINGGALAH  PROJEK TAMAT.

Proses Horenso digunakan diperingkat perancangan, perlaksanaan,dan  pembetulan, sehinggalah kerja / projek selesai.  Dengan mengunakan proses ini, berulang kali, kerja yang dijalan terpaksa diadakan secara usahasama diantara ketua, pekerja dan mereka yang terlibat.  Ketua tidak akan terkejut dengan  hasil kerja tersebut.       

Tips utama di sini ialah faktor masa dan usaha berterusan dengan mengunakan pendekatan assertif vs agresif.  (Cara pendekatan Asertif orang tak marah. Cara pendekatan  Agresif, orang marah)

Horenso boleh disamakan dengan “on –job- training” , “coaching” atau ‘mentoring”. Di mana pekerja merancang kerja dan diberi panduan dan tunjuk ajar oleh ketuanya. Proses ini diulang lagi dan lagi sehingga pekerja memahami bagaimana untuk melakukannya sendiri.

Pada seseorang pekerja ini mungkin  dikatakan pengurusan secara mikro.  Terutama pada mereka yang terdedah kepada cara pengurusan orang barat. Mereka menganggap mereka lebih berdikari dan berkebolehan tinggi.

Malangnya , kebanyakkan  pekerja yang merasakan mereka bagus, tidak dapat menghasilkan kerja seperti hasil yang di kehendaki oleh ketuanya. Ini akan menimbulkan banyak perselisihan faham. Adalah lebih baik jika hasil yang dicapai bersamaan dengan keinginan ketua kita. Alangkah baik jika kesilapan dapat di baiki diperingkat awal lagi dan jangan sampai di saat- saat genting di penghujung waktu yang ditetapkan. Masing-masing akan menyalahkan orang lain. Buat kata orang bijak, “Jangan sampai nasi dah menjadi bubur”.

Ciri-ciri penting Horenso:

1.       Menyampaikan maklumat dengan cepat

2.       Menyampaikan maklumat dengan tepat

3.       Menyampaikan keputusan  dengan cepat.

4.       Menyampaikan data yang telah disahkan benar.

Horenso membentuk komunikasi berkualiti:

1.       Ianya terbukti Sistem yang berkualiti

2.       Perlaksanaannya membentuk Minda berkualiti

3.       Semua orang boleh melakukannya setiap hari

4.       Ia boleh dinilai.

5.       Bila kita berkomunikasi selalu–kita juga boleh menukar orang yang layak untuk kerja berkenaan jika perlu.

6.       Ia mempertingkatkan kebolehan seseorang dan kita boleh menolong memperbaikinya untuk mencapai matlamat.

Horenso mempertingkatkan komunikasi dan ketelusan operasi dimana mereka yang berkenaan sentiasa dimaklumkan berkenaan dengan keadaan kerja.

Kepakaran mengunakan Horenso ada beberapa peringkat, asas, pertengahan dan tinggi. Lebih tinggi kebolehan seseorang lebih baik dia dapat mempraktikan sistem ini.

Apa yang Kita dapat dengan mengunakan sistem  Horenso?

1)      Kerja kita akan menjadi lebih mudah kerana ramai yang berkebolehan yang  boleh membantu.

2)      Dapat melaksanakan kerja dengan berkesan  dengan pertolongan  rakan sekerja dari jabatan sama atau yang lain – selalunya kerja yang diarahkan oleh orang atasan jarang yang membangkang , takut Boss akan “mark” dia orang.  Markah hujung tahun untuk bonus dan kenaikan nak kena jaga.  

3)      Kita dapat mengunakan  dan mempelajari kepakaran orang lain. Kalau kita tak pandai dalam sesuatu bidang, cari rakan kerja yang pandai dalam bidang itu.

4)      KPI  kita senang dicapai dan dicatit. “Performance Management  done continuously”. Siap ada catatan kerja.

5)       Kita tidak boleh dipersalahkan seorang diri kalau hasil kerja tidak menjadi, kerana ramai yang terlibat.  Bos pun sama sekali terbabit.

6)      Bos  akan lebih suka dan mempercayai kita dan bergantung pada kita oleh kerana selalu juga berjumpa.  Boleh “negotiate” markah akhir tahun ;-)

7)      Kita akan lebih memahami apa yang dikehendaki Bos dan rakan sekerja .

8)      Persahabatan kita akan menjadi lebih rapat dengan rakan sekerja dan ketua.

Keperluan Horenso:

1)     Mempertingkatkan keberkesanan bekerja. Setiap hari di tempat kerja, banyak maklumat disampaikan. Horenso  memastikan maklumat yang perlu diterima dan kecekapan bekerja di pertingkatkan.

2)     Menyelesaikan masalah dengan cepat. Masalah berlaku setiap hari. Jika dikesan dengan cepat, ia boleh diselesaikan dengan mudah. Horenso memungkinkan untuk mengesan masalah dengan cepat.

3)    Mendapatkan kepercayaan ketua, rakan sekerja dan pekerja anda. Melalui Horenso yang kerap, kita boleh memperbaiki komunikasi  dengan ketua, rakan kerja dan pekerja kita. Apabila komunikasi  bertambah baik, begitu juga kepercayaan dan perhubungan manusia.

Perlaksanaaan system Horenso secara sukarela atau paksaan, adalah baik bagi semua yang berkenaan,  Kita, Bos-bos, Rakan-rakan dan Syarikat kita.  

Semoga  artikel ini dapat membantu anda mempertingkatkan produktiviti dan kerjayaan anda.  Pendapat dan teguran anda adalah dialukan, agar artikel ini dapat diperbaiki.  Salam.

Perbincangan akan datang:

1)      Bagaimana melaksanakan  Hokoku, Renraku dan Sodan.

2)      Horenso membentuk komunikasi berkualiti.

3)      Apa yang perlu untuk Horenso lebih berkesan.

4)      Cara Asertif vs Agresif.

5)      Membentuk Horenso sebagai budaya kerja sesuatu syarikat.

6)      Horenso  secara  sukarela  atau secara paksaan.

7)      Contoh-contoh Horenso.

8)      Cara-cara perlaksanaan komunikasi  berkesan di tempat kerja.